Factuur

tl;dr We raden ten zeerste aan om '''FreshBooks''' te gebruiken.

Laten we eerlijk zijn: factureren is een last. De tijd die u aan facturatie besteedt, is tijd die u aan reparaties had kunnen besteden (of, wat dat betreft, tijd die u niet aan het werk bent!). Maar elk reparatiebedrijf moet klanten factureren. Dus laten we er het beste van maken. Reparatiebedrijven kunnen de voordelen maximaliseren en de tijd die nodig is voor facturatie minimaliseren door een checklist met best practices te overwegen en een facturatiesjabloon of -programma te gebruiken.

Facturen dienen zowel als ontvangstbewijs van geleverde diensten als voor het definiëren van de voorwaarden tussen de dienstverlener en de klant. Hier is een '''voorbeeldfactuur''' die elementen van best practices bevat. Als u uw eigen factuur wilt maken of een factuurprogramma wilt gebruiken, zorg er dan voor dat u rekening houdt met de onderdelen uit het voorbeeld. Deze best practice-elementen kunnen worden onderverdeeld in twee groepen:

Elke factuur moet de volgende verkoopbewijselementen bevatten:

• Factuurdatum
• Een uniek referentienummer
• Gespecificeerde lijst van diensten
  • Kostenoverzicht (indien van toepassing): kosten van de dienst, kosten van onderdelen, kosten van belasting
• Contactgegevens van de klant
• Contactgegevens van het bedrijf
  • Bedrijfsidentificatienummer (licentienummer, btw-id, enz.)

Elke factuur moet de volgende contractuele elementen bevatten, duidelijk en beknopt uiteengezet:

• Beperking van aansprakelijkheid met betrekking tot onbedoelde schade aan de hardware door de onderhoudstechnicus
• Beperking van aansprakelijkheid met betrekking tot klantgegevens
• Voorwaarden met betrekking tot het innen van omzetbelasting
• Betalingsvoorwaarden
  • Geaccepteerde betaalmethoden
  • Rentelasten bij te late betaling
• Voorwaarden van garantie op onderdelen en/of arbeid
• Ruimte voor de handtekening van de klant voor akkoord met de voorwaarden

Nu u weet aan welke eisen een factuur moet voldoen, is het tijd om het programma te vinden dat deze taak aankan.

Een snelle zoekopdracht op internet levert talloze '''factuurformulieren''' op die in bulk kunnen worden gekocht en op het verkooppunt kunnen worden ingevuld. Maar gebruik ze niet. De meest fundamentele problemen zijn dat u ze niet kunt aanpassen en dat ze niet digitaal zijn.

Met een beetje tijd en nog minder Excel-vaardigheid kunt u uw eigen facturen (en andere handige zakelijke tools) maken. Zelfs als u besluit Excel of een eenvoudig spreadsheet niet te gebruiken om uw facturen te maken, bekijk dan eens onze '''Excel-voorbeeldfactuur'''. Als deze aan uw behoeften voldoet, gebruik hem dan. Als deze niet aan uw behoeften voldoet, pas hem dan aan.

Als u ons voorbeeld gebruikt, krijgt uw klant een geprinte factuur die er zo uitziet.

'''FreshBooks''' is een complete boekhoudoplossing rondom facturatie. Items die u voor de eerste keer aan een factuur toevoegt, kunnen worden opgeslagen voor latere facturen. Dit betekent dat u veel tijd bespaart omdat u nooit een tweede keer klant- of productgegevens hoeft in te voeren. Wat betekent dat voor u? Een terugkerende klant die vraagt om een reparatie die al eerder is uitgevoerd, kan binnen een minuut een factuur per e-mail ontvangen.

Het beste aan '''FreshBooks''' is dat het betaald krijgen eenvoudig wordt. U kunt facturen afdrukken of per e-mail versturen. Een gemailde factuur bevat ook een link die de klant naar een online klantprofiel brengt waar de huidige status van die factuur (en een geschiedenis van alle eerdere facturen) te zien is. Vanaf deze pagina kan de klant verschillende betaalopties gebruiken.

FreshBooks klantprofiel

Handige '''FreshBooks'''-functies:

• Alles wordt opgeslagen! De eerste keer dat u een klant, product of dienst toevoegt, heeft u de optie om dit op te slaan voor eenvoudig gebruik bij toekomstige facturen.
• Online klantprofiel met betaalopties wordt automatisch gemaakt voor elke klant wanneer er een factuur naar hen wordt verzonden.
• Betaal om '''FreshBooks''' een papieren factuur (met gefrankeerde retourenvelop) naar de klant te laten sturen.
• Factuurgeschiedenis wordt automatisch en in detail bijgehouden.

We hebben voorbeelden van hun facturen gemaakt, zodat u zich niet hoeft te registreren om het eindproduct te bekijken:

• FreshBooks factuurvoorbeeld
• FreshBooks e-mailfactuurvoorbeeld

De bovenstaande documenten zijn gemaakt vanuit deze interface:

FreshBooks facturatie-interface

'''QuickBooks''' is de meest uitgebreide bedrijfssoftware die toegankelijk is voor gebruikers die niet gewend zijn aan boekhoudsoftware. Het is zo'n uitgebreide bedrijfsoplossing dat de ongebruiksvriendelijkheid van de online factuurbouwer verbazingwekkend is. Dat gezegd hebbende, na een paar aanpassingen en een beetje geduld, waren we in staat om een bevredigend sjabloon te bouwen dat in de toekomst probleemloos zou moeten zijn.

Handige '''QuickBooks Online'''-functies:

• Alles wordt opgeslagen! De eerste keer dat u een klant, product of dienst toevoegt, heeft u de optie om dit op te slaan voor eenvoudig gebruik bij toekomstige facturen.
• Geoptimaliseerd voor zowel online facturatie als geprinte facturen.

We hebben voorbeelden van hun facturen gemaakt, zodat u zich niet hoeft te registreren om het eindproduct te bekijken:

• QuickBooks factuurvoorbeeld
• QuickBooks e-mailfactuurvoorbeeld

De bovenstaande documenten zijn gemaakt vanuit deze interface:

QuickBooks Online facturatie-interface